Comment se préparer à la dématérialisation des factures ?

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit l’obligation de la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France. L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprise. L’application de ce texte sera progressive à compter de septembre 2026.

Avec plus de 2 milliards de factures émises chaque année, cette évolution majeure dans le mode de fonctionnement des entreprises n’est pas sans questions. Qu’est-ce que cette nouvelle réglementation implique ? Quelles en seront les bénéfices ? Comment va s’opérer le nouveau processus de facturation en relation avec les systèmes existants comme les ERP ? Combien de temps reste-t-il pour préparer cette transition ?

Des enjeux importants pour l’Etat et les entreprises en France

Cette réforme va permettre à l’Etat de renforcer la prévention ainsi que la lutte contre la fraude à la TVA. La mise en place d’un contrôle continu des transactions (CTC) aura aussi pour avantage d’aider l’Etat à connaitre en temps réel l’activité des entreprises, ce qui n’est pas le cas actuellement.

Pour les entreprises, la dématérialisation des factures constitue un levier pour abaisser leurs coûts de traitement administratif avec un gain qui est évalué à 4,5 milliards par an au niveau national. 
Cette étape importante dans la transition numérique des entreprises doit renforcer la productivité, automatiser les traitements et simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations.

Une réforme qui impose de nouvelles obligations

Les factures électroniques (E-invoicing) se différencient des factures papier et PDF par le fait qu’elles sont émises, transmises et reçues sous une forme 100% dématérialisée. L’E-invoicing sécurise la qualité des informations obligatoires, leur véracité et accélère les traitements au sein des services comptables. Elles présentent un socle de données structuré qui facilite leur exploitation par l’administration (Formats UBL, CII, Factur-X) et qui autorise une intégration automatique dans les systèmes des entreprises.

Pour les opérations qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (Vente au particulier - BtoC et transactions avec des opérateurs positionnés à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires), les entreprises devront répondre aux obligations de l’E-reporting. 
Il s’agira de transmettre à l’administration certaines informations (montant des opérations, TVA facturée …) à une fréquence qui dépendra de la taille des entreprises.

Un processus qui introduit la notion de plateforme de dématérialisation

Pour répondre aux obligations de l’E-invoicing et du E-reporting, la mise en relation des entreprises entre elles et avec l’administration fiscale va impliquer l’utilisation d’un nouveau processus de communication. 

Le nouvel écosystème cible pourra impliquer 3 catégories d’acteurs pour gérer les formats de factures requis et leurs données :

• Le portail public de facturation (PPF)

Il s’agit de la plateforme publique qui doit transmettre à la Direction des Finances Publiques (DGFiP) les données issues du E-invoicing et du E-reporting. Elle propose aux émetteurs et récepteurs de factures électroniques un service gratuit accessible en modes portail, service API et EDI. 
Pour les émetteurs de factures, sa fonction consiste à envoyer les factures et à suivre leur cycle de vie. Pour les récepteurs de factures, ils seront informés pour les consulter et ils pourront mettre à jour le statut de leur traitement (reçue, rejetée, encaissée). Le PPF disposera d’un annuaire centralisé qui permettra un routage efficace des factures à destination des entreprises.

• Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Il s’agit de prestataires de service qui sont en mesure de réaliser des opérations de dématérialisation de factures mais qui ne bénéficient pas d’une immatriculation par l’administration fiscale. Ils ne seront donc pas autorisés à transmettre directement les factures électroniques aux plateformes des clients de l’entreprise, recevoir des factures pour leur compte, transmettre les données de facturation, de transactions et de paiement pour l’administration. Pour transmettre les factures ou extraire des informations pour l’administration fiscale, l’OD doit être associé à une plateforme PDP ou PPF.

• Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Il s’agit de plateformes privées qui auront pour rôle d’émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques des fournisseurs aux clients. Elles joueront le rôle d’intermédiaire et elles devront garantir l’intégrité des données entre sociétés comme de leur bonne extraction et transmission auprès de l’administration (identification du fournisseur et du client, montant HT, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué…). Ces partenaires devront faire l’objet d’une immatriculation par l’administration fiscale et elles seront certifiées. Ces plateformes présentent l’avantage de proposer des services supplémentaires comparé au PPF comme les relances, l’archivage des factures ou les attestations de transmissions. 
La certification des PDP par rapport aux OD leur donne l’avantage de pouvoir réaliser des transmissions en parallèle des autres plateformes PDP ainsi que de garantir la vérification et la cohérence des données, ce qui évite les rejets de la part du PPF.

Une mise en place progressive

Le législateur prévoit une mise en application progressive de cette réforme selon la taille des entreprises. Néanmoins, toutes les entreprises françaises devront être en capacité de réceptionner des factures au format électronique à compter de septembre 2026

• Grandes entreprises & Entreprises de tailles intermédiaires (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) : Emission et réception de factures électroniques au 1er septembre 2026.
• TPE et PME (moins de 250 salariés, moins de 50 millions d’euros de chiffres d’affaires) : Réception de factures électroniques au 1er septembre 2026 et émission de factures au 1er septembre 2027.

Forterro accompagne les industriels pour dématérialiser les factures

L’ensemble des solutions ERP Forterro utilisées en France (Sylob, Clipper, Helios, Proconcept, Silog) jouent un rôle actif dans la gestion des processus de facturation des entreprises qui les utilisent. 

Pour faciliter la transition numérique des industriels tout en répondant aux obligations de l’administration fiscale, Forterro a développé une plateforme SaaS de digitalisation des factures et d’automatisation des échanges pour ses ERP. Forterro s’est également associé à un partenaire « PDP » reconnu depuis plus de 20 ans pour ses qualités et son expertise dans la dématérialisation des factures et leur conformité légale. 
Ce dernier assure l’archivage des factures et la communication avec l’administration fiscale. Quel que soit l’ERP sélectionné, Forterro en qualité d’interlocuteur unique, propose une solution technique fiable et avantageuse à l’égard des enjeux financiers et règlementaires des industriels.

Et l’OCR dans tout ça ?

Sur le papier, les solutions OCR peuvent paraître attrayantes avec des possibilités de gains de productivité dans le traitement des documents. 
Dans les faits, la réalité est plus contrastée. Premièrement, après l’application intégrale de la réforme, l’OCR pour la réception de factures ne sera utile que pour les factures provenant de fournisseurs internationaux ce qui limite le volume de traitement. 
Ensuite, la mise en œuvre de l’OCR demande des efforts de paramétrage et d’apprentissage très importants ce qui fait que seulement 15 à 30 % des documents de facturation peuvent être intégrés automatiquement. 
Enfin, les outils de traitement OCR ont des intérêts pour économiser des saisies. La plupart du temps, les documents de facturation sont rapprochées dès réception mais pas saisis directement.
Les systèmes OCR gardent cependant de l’intérêt pour faciliter la saisie de note de frais. Dans ce cas précis, il y a de nombreuses saisies à effectuer et des formats de ticket relativement standardisés qui facilitent leurs traitements par ces systèmes OCR.

Quelles actions à entreprendre pour faciliter la transition ?

Forterro dispose d’une solution en capacité de gérer la période transitoire de 2024 à 2026. Néanmoins, les entreprises doivent aussi se préparer en interne pour s’adapter aux changements qui vont survenir. Nous vous proposons ici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche :

• Mettre à jour et contrôler les tiers dans votre base de données.
• Vérifier la conformité des factures notamment au niveau des informations obligatoires et des mentions légales.
• Echanger avec votre expert-comptable.
• Être en veille sur les publications de l’administration fiscale.
• Revoir les process de facturation qui vont inévitablement évoluer.
• Sécuriser les données : l’administration fiscale aura un accès total aux données de facturation des entreprises.
• Avoir une documentation de piste d’audit fiable et en règle.